Beheer en exploitatie maatschappelijk vastgoed

Ontmoeten, leren en spelen zonder zorgen

TROTS is een specialist in het beheer van maatschappelijk vastgoed. We zoeken daarbij naar een duurzame sociale invulling voor de vele vrijwilligers en bezoekers.

Multifunctionele accommodaties

TROTS ondersteunt Multifunctionele accomodaties (MFA’s) om te komen tot een professioneel beheer en exploitatie. Wij vinden daarbij belangrijk: continuïteit van de dienstverlening, optimale benutting van de voorzieningen en kwaliteit. We besteden veel aandacht aan maatschappelijk verantwoord ondernemen, met als speerpunt: sociale duurzaamheid. We werken samen met diverse welzijnsorganisaties en sociale ondernemingen. We maken ons sterk voor een maatschappij waarin iedereen kan meedoen. Ook op de arbeidsmarkt. TROTS biedt kansen aan mensen. Wij dragen graag ons steentje bij, zodat deze organisaties zich kunnen richten op waar ze goed in zijn: mensen een aangename plek bieden waar ze kunnen ontmoeten, leren en spelen.

beheer exploitatie

Buurthuizen

Ieder buurthuis heeft een eigen visie en kiest activiteiten die passen bij de doelgroep. Multiculturele aspecten en soorten vrijwilligers maken ieder buurthuis uniek. TROTS ziet graag dat alles goed georganiseerd is. Wij ondersteunen bij het maken van heldere afspraken. We kijken kritisch naar de ondersteunende diensten en zien het als onze verantwoordelijkheid om kansen te signaleren om de efficiency te vergroten. Onze dienstverlening is flexibel en beweegt mee met groei en krimp van het buurthuis. Daarbij ligt onze focus altijd op sociale duurzaamheid, waarbij we ernaar streven dat iedereen die wil, mee kan doen.

Brede school

Binnen een brede school is het van belang een zo efficiënt mogelijk facilitair beheer op te zetten met de beschikbare financiële middelen. TROTS is een ervaren partner waarmee u samen tot de beste invulling komt. Van volledige uitbesteding van het beheer tot een partnership waarbij TROTS een gedeelte van de verantwoordelijkheden op zich neemt. Onze dienstverlening is opgedeeld in de soft services (het beheer) en de hard services (onderhoud van de school).

Lees hier meer over beheer brede school

De Kreek Hoorn is één van de locaties waar wij het volledige beheer en de exploitatie voor doen.

Aanpak beheervormen

  • Welke onderdelen kan TROTS verzorgen op gebied van Beheer & exploitatie?

    Aanpak beheer(vormen)

    In dit onderdeel gaan wij kort in op de dienstverlening die zij kan leveren ten behoeve van exploitatie en beheer.

    TROTS weet als geen ander dat de opzet van een Brede school voorbereiding nodig heeft. Bij deze voorbereiding komen er veel aspecten aan de orde. Belangrijke aspecten zijn uiteraard de inhoudelijke (agogische) kant en de bouw/renovatie van de nieuwe huisvestingsituatie.

    Door de complexiteit van deze twee belangrijke onderdelen, komt de opzet van het beheer vaak in gedrang, waardoor vervolgens de vorm van het beheer binnen een korte periode moet worden bepaald. Door het vroegtijdig inschakelen van een organisatie als TROTS, heeft u een partner die met u meedenkt en u begeleidt bij de ontwikkeling en uitvoering van het beheerconcept. In deze tekst informeren wij over de mogelijkheden van samenwerking met TROTS.

    • Mogelijke beheervormen in samenwerking met een externe partij
    • Conceptvorming samen met de opdrachtgever
    • Ondersteuning bij opstellen Programma van Eisen
    • Implementatie van de dienstverlening
    • Beheerfase en onderdelen van de dienstverlening
  • Kan TROTS ondersteunen bij conceptvorming?

    Conceptvorming van het beheer

    Opzet van het beheersconcept voor een MFA is een complex proces, waarbij met veel factoren rekening moet worden gehouden, zoals:

    • Beschikbare budgetten
    • Type gebruikers van het pand
    • Openingstijden van het pand
    • Telefonische bereikbaarheid van de gebruikers
    • Vloeroppervlakte van het pand
    • Aanwezigheid bestaande (facilitaire) contracten (schoonmaak, beveiliging, tuinonderhoud, etc.)
    • Gewenste kwaliteit van de dienstverleners
    • Gewenste service aan bezoekers van het pand (ontvangst, wachtruimte, koffie/thee-voorziening, etc)
    • Sleutelbeheer
    • Verdeelsleutels (hoe worden de kosten verdeeld over de verschillende gebruikers)
    • Visie op samenwerking met welzijnsorganisaties t.b.v. inzet medewerkers uit regelingen

    Deze stap in het proces, om te komen tot passend beheer van de locatie, is belangrijk om in een later stadium teleurstellingen te voorkomen. In de praktijk ziet TROTS vaak gebeuren, dat de gewenste omvang en kwaliteit van de dienstverlening niet overeenkomen met de beschikbare budgetten. Het is daarom van groot belang dat alle gebruikers van het pand op één lijn liggen, te meer omdat er sprake is van gezamenlijke uitgaven en gezamenlijke budgetten.
    Binnen de dienstverleningsaspecten dienen de juiste prioriteiten te worden gesteld. Zo staan in een MFA omgeving ‘veiligheid’ en ‘hygiëne’ vaak terecht op de eerste plaats.

    Kortom, het vooraf bespreken van bovenstaande factoren leidt tot een reëel beeld en een goede voorbereiding voor een soepele implementatie van het beheer van een Brede School.

  • Kan TROTS een programma van eisen opstellen?

    Opstellen Programma van Eisen

    Als de conceptvorming heeft plaatsgevonden en de wijze van invulling is afgestemd met alle gebruikers,dan wordt er een Programma van Eisen opgesteld voor de invulling van de dienstverlening. In dit Programma van Eisen komen onder andere de volgende zaken aan bod:

    • Personele invulling van het beheer door beheerder / conciërge / huismeester / telefonist/receptionist;
    • Schoonmaak ( gezamenlijk, individueel, kwaliteit, etc.);
    • Groenvoorziening;
    • Horecavoorziening / koffiecorners
    • Verhuursysteem, beheer van verhuurbare ruimtes;
    • (klein) Onderhoud;
    • Afvalverwerking;
    • BHV-organisatie
    • Openingstijden en personele bezetting
    • Beveiliging en alarmopvolging
    • Sleutelbeheer
    • Samenwerking social partners
    • samenwerking vrijwilligers
    • Etc.

    TROTS kan het PvE voor de opdrachtgever opstellen. Dit doet TROTS door middel van intensief overleg met de gebruikers. Door onze uitgebreide ervaring met het opzetten en implementeren van facilitair beheer van MFA’s, kan TROTS de gebruikers optimaal adviseren en ondersteunen bij dit proces.

  • Kan TROTS ondersteunen bij de implementatie van een Beheer & exploitatie concept?

    Implementatie van de dienstverlening

    Bij alle processen die vooraf gaan aan de implementatie van het facilitair beheer, kan TROTS u volledig of gedeeltelijk ondersteunen. Dit hoeft echter niet. De kern van de dienstverlening van TROTS, ligt bij het uitvoeren van het facilitair beheer. Naar aanleiding van het reeds opgestelde Plan van Eisen (al dan niet in samenwerking met TROTS) stelt TROTS een Plan van Aanpak op voor de implementatiefase, Het Plan van Aanpak bevat de volgende onderdelen: Opstellen beheerplan, waarin alle onderdelen van de dienstverlening worden omschreven.;

    • Afsluiten externe contracten, op naam van TROTS of van de opdrachtgever;
    • Opstellen BHV- en ontruimingsplan;
    • Opstellen sleutelplan;
    • Werven en selecteren geschikte medewerkers , afgestemd op de gebruiker en omgeving;
    • Inwerken en begeleiden van de medewerkers;
    • Opstellen procedures en instructies;
    • Opzetten communicatie structuren;
    • Eventueel aanvraag gebruikersvergunning;
    • Zorgdragen voor BHV- oefeningen en verplichte materialen;

    De doorlooptijd van de implementatie hangt sterk af van de gewenste omvang van de dienstverlening en de kwaliteit van het PvE. Ook de opleverstaat van het pand kan hierop van grote invloed zijn. Zodra de implementatie heeft plaatsgevonden, ontstaat de beheerfase.

  • Wat doet TROTS in de beheersfase?

    Beheersfase en onderdelen van de dienstverlening

    Zodra het grootste gedeelte van de implementatie heeft plaatsgevonden ontstaat er een beheerfase. Tijdens deze fase staan ontwikkeling, kwaliteitbewaking, competentiemanagement, finetuning dienstverlening, evalueren dienstverlening en gebruikersoverleg centraal. Onderstaande diensten zijn onderdeel van het totaalpakket van dienstverlening dat TROTS aanbiedt.

    Beheer

    • Management van het beheer;
    • Voorzitten van gebruikersoverleg;
    • Contractbeheer en leveranciersmanagement
    • Aansturing van het team;
    • Verantwoordelijk voor de BHV-organisatie (samen met de gebruikers);
    • Optreden als gastheer/-vrouw, receptionist, toezichthouder, huismeester;
    • Toezicht houden en aansturen schoonmaak;
    • Toezicht houden op de veiligheid, orde en netheid;
    • Ondersteuning bij activiteiten en evenementen;

    Onderhoud gebouw:

    • Dagelijks onderhoud;
    • Klachten/storingen registreren en verhelpen;
    • Signaleren en repareren van schade
    • Onderhoud en bediening installaties;
    • Groenvoorziening, speeltoestellen en buitenruimte;
    • Verhuur van ruimtes.
    • Sleutelbeheer.

    Financieel

    • Financiële administratie;
    • Budgetrapportages;
    • Managementrapportages;

Neem contact op voor meer informatie

Vincent de Gooijer
Manager Beheer, Exploitatie en Techniek

referentieprojecten

service & contact

Kunnen we u verder helpen?

Een succesvolle dag sluit je af met veel groene vinkjes op je ‘to do list’. Blijf dus niet zitten met onbeantwoorde vragen of ingeslikte meningen. Wij bieden u nu een luisterend oor. Onze mensen zetten zich 100% in om u snel verder te helpen. Wij zijn telefonisch van 08.30 tot 18.00 uur bereikbaar op 088 - 45 55 120 en via mail op info@trots.nl