Blog van onze young professionals

Mijn eerste opdracht als Young Professional… En nu?

Het is mijn tweede werkweek bij TROTS als ik word gebeld door mijn leidinggevende: “Marleen, we hebben een eerste opdracht voor je!”. Ik reageer enthousiast en vraag om wat voor opdracht het gaat. Het gaat om een functie als projectleider voor twee projecten bij de TU Eindhoven. Ik ben verbaasd. ‘Als projectleider?’ vraag ik me af. ‘Bij zo’n grote organisatie? Ik heb toch helemaal geen ervaring…’

Een week later mag ik beginnen en loop ik rond als projectleider digitalisering & archivering bij een grote organisatie. Een hele mond vol. Ik vraag me af hoe ik dit ga aanpakken, wat ze eigenlijk van me verwachten en hoe ik al die verwachtingen ga waarmaken…

Ja zo’n eerste job is toch best spannend. En zeker als het gaat om de voorbereiding van een grote verhuizing binnen een organisatie als de TU Eindhoven. Als projectleider stuur ik dertig student-assistenten aan die op hun beurt medewerkers ondersteunen bij het ordenen, opruimen en digitaliseren van archieven. Heel veel regelen dus.

En zoals bij elke eerste baan, word je overrompeld met informatie en nieuwe indrukken. Ik werd bijvoorbeeld aan iedereen tegelijkertijd voorgesteld (waarbij ik in mijn hoofd driftig de namen aan het herhalen was, in de hoop ze te onthouden). Ik kwam op mijn eerste dag te laat op een afspraak omdat alle gebouwen op elkaar lijken en tijdens een overleg had ik geen idee waar het over ging omdat er vijf afkortingen in één zin werden gebruikt. Nee, aan het begin zag ik door de bomen het bos niet meer..

Gelukkig kan ik ten alle tijden bij mijn collega’s en andere Young Professionals terecht. Met hen bespreek ik waar ik tegenaanloop en we geven elkaar tips. Want tegen dingen aanlopen, dat doe je zeker. De grootste clichés blijken waar, van de dingen die je het spannendst of het moeilijkst vindt, leer je het meest.

En wanneer ik weer even mijn valkuil tegenkom, dat eigenlijk gewoon mijn eigen onzekerheid is, bel ik een collega op. Ze vertelt mij dat het normaal is om het spannend te vinden, en vooral niet erg. Dat het belangrijk is om te geloven dat je het kan en je de job niet zonder reden hebt gekregen. Je bent niet voor niets door de selectie gekomen. Zo weet ik nu al dat de grootste leermomenten, de momenten zullen zijn wanneer je jezelf tegenkomt, iets gespannen aangaat en het daarna tóch gewoon lukt.

Langzamerhand krijg ik het gevoel grip te hebben op de opdracht. Het gevoel dat de juiste personen op de juiste plek staan, dat mijn opdrachtgevers weten wat ze aan me hebben en dat ik samen met het team toewerk naar een mooi eindresultaat.

Natuurlijk houd ik er rekening mee dat ik me af en toe blijf afvragen: “en nu?” En dat is dan ook de belangrijkste les die ik meeneem vanuit de afgelopen maanden en die ik alle toekomstige Young Professionals wil meegeven. Vertrouw in je eigen kunnen en vier je succesmomentjes. Maar ook: blijf dicht bij jezelf en probeer stil te staan bij de momenten waar je energie van krijgt!

Marleen Werkhoven - Januari 2018

‘Maar wat meet je nu eigenlijk?’

Sinds ik gestart ben bij TROTS in september, houd ik mij bezig met de tijdelijke bezettingsgraadmetingen. Het is een leuke uitdaging om keer op keer het proces gestroomlijnd te laten verlopen, omdat iedere situatie anders is. Simpel gezegd lopen verschillende observanten met een tablet door het gebouw om de bezetting te meten. Bij deze meting maken ze gebruik van de iBASX software, waarop de plattegrond te zien is. Deze is aangevuld met gegevens over werkplekken en overlegruimtes om zo gedetailleerd mogelijk informatie te verzamelen.

Iedereen heeft er vast wel ooit over gehoord, bezettingsgraadmetingen, maar als je vraagt aan mensen wat het inhoudt dan krijg je iets in de trant van de volgende antwoorden: ‘Je meet of iets bezet is’, ‘Hoeveel plek er is’, ‘Hoe druk het hier is’ enzovoort.

Toch is een bezettingsgraadmeting veel meer dan dat. Je meet niet alleen of iets bezet is, maar ook hoe iets benut wordt en welke activiteiten daar plaatsvinden. Daarvoor is het belangrijk om te weten wat voor type werkplek het is, en wat de bijbehorende capaciteit is. Met gegevens uit het onderzoek kun je verschillende resultaten zichtbaar maken, bijvoorbeeld de bezetting per verdieping, per afdeling, of per type werk- of overlegplek. Met deze informatie kun je inspelen op de werkplekinrichting en huisvestingsbehoefte van de organisatie.

Een bezettingsgraadmeting kan op verschillende manieren uitgevoerd worden. Enerzijds werkt TROTS met sensoren die continu data verstrekken over het gebruik van het pand, anderzijds zijn er ook tijdelijke metingen mogelijk. Hierbij wordt op een relatief eenvoudige en snelle manier inzicht in het gebruik van het gebouw wordt verkregen.

Als projectleider heb je de verantwoordelijkheid om het project in goede banen te leiden. Zo maak je kennis met de klant, informeer je wat voor de klant belangrijk is, om de meting daar vervolgens op af te stemmen. Projectleider zijn voor de bezettingsgraadmetingen gaat verder dan alleen het coördineren en begeleiden van het traject. In de voorbereidingsfase is het je taak dat de software waarmee gewerkt wordt (iBASX) naar behoren ingericht wordt. Daarnaast heb je een coachende rol voor de observanten, indien er problemen zijn ben jij hun eerste aanspreekpunt. Zo heeft iedere organisatie een andere cultuur en kun je ook te maken krijgen met weerstand op de werkvloer. Tevens kan de klant vragen hebben over de meting, hiervoor ben je ook het aanspreekpunt. Voor de klant en de observanten spelen andere belangen, het is dan ook interessant om te zien welke vragen de meting oproept. Wanneer de meetweken voorbij zijn, ga je aan de slag met het analyseren van de data. Een grote hoop aan gegevens moet omgevormd worden tot informatie en resultaten. Hier komen je analytische skills van pas! Vervolgens wordt er een rapport gemaakt van de resultaten en deze wordt besproken met de klant.

Zoals je uit bovenstaande kunt opmaken, ben je met verschillende vaardigheden bezig; communicatie met de klant, coachend leidinggeven, analyseren, rapporteren en presenteren. Al deze facetten maakt het erg interessant en uitdagend om met de bezettingsgraadmetingen bezig te zijn. Maar zoals altijd, niet alles kan alleen maar leuk zijn. Zo heb ik ook meegemaakt dat ik met mijn handen in het haar zat omdat één of meerdere observanten zich ziekgemeld hebben op de dag zelf, en de meting (die overigens op strikte tijden start) in het geding komt. Hoe ga je daar mee om? Wat is je back-up plan en hoe zorg je ervoor dat de meting niet in het geding komt. Vragen waar ik dagelijks mee bezig ben, en die ervoor zorgen dat je scherp blijft en je motiveren om het proces nog verder te optimaliseren. Snel schakelen en flexibiliteit hebben mij hier erg bij geholpen.

Linda de Bruijn - December 2017

Het volgende hoofdstuk

Herken je dat moment, je leest een spannend boek en de tijd gaat razend snel. Precies zo snel zijn de laatste hoofdstukken van mijn studententijd voorbij gevlogen. Voordat ik TROTS ontdekte, deed ik een afstudeeronderzoek naar hoe de publieke ruimte van de Openbare Bibliotheek in Nederland een bijdrage kan leveren aan de kenniseconomie met de focus op de huisvesting en services. Tijdens het onderzoek zat ik letterlijk en figuurlijk met mijn neus in de boeken. Ik hoor jullie denken.. ‘bibliotheek’, ‘stoffig’, ‘saai’, ‘boeken’, ‘ik haak af!’.

Advies: niet doen. Ik ben absoluut geen boekenwurm, nee ik ben juist de avonturier die graag nieuwe uitdagingen aangaat, maar tóch ben ik fan geworden van de bibliotheek. Ik zal uitleggen waarom: in eerste instantie was mijn vooroordeel over de bibliotheek dat het ‘een plek is waar niets te beleven valt’. Het gekke is, dat ik er tijdens mijn onderzoek achter kwam dat de bibliotheek juist een levendige plek is, waar ik gelukkige mensen zie die kennis en ervaringen delen om zichzelf op diverse gebieden te ontwikkelen. Toen ik dit constateerde, begon het bij mij lichtelijk te kriebelen. Hoe gaaf is het dat deze gebouwgebruikers goed gefaciliteerd worden en samenkomen om elkaar te onderwijzen en ervaringen te delen?

Tijdens dit onderzoek, stelde ik als studente met weinig verplichtingen en structuur, het nadenken over een volgend hoofdstuk het liefst zo lang mogelijk uit. Het ‘burgerlijke’, ‘gestructureerde’, ‘saaie’ leven stond op de stoep. ‘Daar wilde ik niets van weten…’

Uiteindelijk was mijn vooroordeel over onderzoek doen voor een bibliotheek niet juist, want dit hoofdstuk was juist heel leerzaam. In die periode verminderde mijn uitstelgedrag om na te denken over het volgende hoofdstuk in mijn leven, dus ik sloeg de volgende bladzijde om.

Op die bladzijde stond TROTS beschreven. “Mensen trots maken door het realiseren van gezonde werk- en verblijfomgevingen, daar worden wij gelukkig van...” Dat wil ik ook! Aan de slag gaan om nieuwe mensen te leren kennen, met hen samen te werken, kennis op te doen en ervaringen te delen om uiteindelijk een resultaat op te leveren waar onze klant gelukkig van wordt. De sollicitatieprocedure ging snel. Na de twee gesprekken ben ik op vakantie gegaan naar het zonnige Spanje. Daar kreeg ik het telefoontje van TROTS met de mededeling: ‘We gaan graag met je in zee’ en dat maakte mijn vakantie zonovergoten!

We zijn inmiddels bij hoofdstuk 5, van een boek met een open eind. In het hoofdstuk Evita als Young Professional laten sommige alinea’s een stukje studentenleven doorschemeren. Er komen vragen voorbij als ‘wie gaat er mee stappen donderdagavond?’, mijn antwoord is dan: ‘het is veel leuker om op vrijdagavond te gaan joh’, of een vraag als ‘zullen we woensdagmiddag lekker gaan shoppen in Den Haag?’ mijn antwoord is dan: ‘leuk idee, alleen ik werk gewoon doordeweeks’. Ook komen er vragen voorbij als: ‘wat heb je eigenlijk gedaan deze week?’ en dan vertel ik vol trots welke ervaringen ik heb opgedaan en wat ik ervan heb geleerd. Dat geeft zoveel voldoening en ik ben mij ervan bewust dat mijn burgerlijke leven nog helemaal niet zo verkeerd is.

Met andere woorden: zie het omslaan van een nieuwe bladzijde als iets positiefs en veelbelovends. Er zullen altijd dingen anders gaan dan je verwachtingen, maar door de uitdaging aan te gaan, zal je merken dat er zoveel gelukkige momenten ontstaan die je met anderen kunt delen en waar je de rest van je leven profijt van hebt! Ik ben heel blij dat TROTS een nieuw hoofdstuk in mijn leven is geworden. Kom maar op met die gave uitdagingen!

Evita Berkouwer - Oktober 2017

De typerende situatie

Als 24 jarige, vers van de collegebanken, is het spannend om organisaties te helpen, te begeleiden en te ondersteunen. Stel je de typerende situatie voor, een klein hands-on meisje die haar weg moet weten te vinden tussen de mensen met meer ervaring en kennis. Bij één van mijn opdrachten was dit zeker het geval. In die situatie moest ik naast het begeleiden, adviseren en helpen, ook nog eens regie houden over verschillende facilitaire facetten. Het eerste gevoel en de eerste gedachte die door me heen gingen; ‘’Hoe ga ik aan de verwachtingen voldoen? Zitten ze wel te wachten op zo’n jong (onervaren) iemand?’’

Ik kan me voorstellen dat (beginnende en jonge) mensen zich herkennen in de beschreven situatie. Mogelijk niet met exact dezelfde gedachten en gevoelens, maar wel met de essentie van de situatie.

Mijn persoonlijkheid en visie hebben mij uitkomst gegeven betreft deze twee vragen. Als persoon en young professional vind ik het in de praktijk belangrijk om oog te hebben voor de mens en samenwerking. Tijdens mijn opdrachten ben ik gemeend geïnteresseerd in mijn collega’s, in stressvolle situaties heb ik mijn zorgen gedeeld en probeer ik mijn collega’s te betrekken bij de situatie. Dit heeft ervoor gezorgd dat ik een fijne en eerlijke samenwerking met mijn collega’s heb. Een samenwerking die met de tijd er voor heeft gezorgd dat vertrouwen onderling groeide. Ook door die samenwerking heb ik ervaren dat taken samen uitvoeren veel meer leidt tot goede resultaten dan alles alleen te willen doen. Natuurlijk zijn er bepaalde taken die individueel uitgevoerd moeten worden. Maar elkaars kennis, kwaliteiten en ervaringen gebruiken verreikt de samenwerking.

Nu ben ik nieuwsgierig wat jullie heeft geholpen in een soortgelijke situatie. In het kader van kennisdeling kom ik graag met je in contact.

Kai van de Poll - April 2017

De reis naar TROTS

Reizen, het is zo’n ding van je doet het heel graag of je blijft liever thuis. Ik ben echt een reisliefhebber en pak altijd mijn koffers zodra het kan. De voorpret begint al met het boeken van de reis. Waar wil ik heen? Wat wil ik zien? Welke nieuwe ervaringen wil ik op doen? Welke nieuwe cultuur wil ik ontdekken?

De zoektocht naar een baan riep bij mij veel dezelfde vragen op als bij het boeken van een reis. Je gaat jezelf afvragen welke nieuwe plek je wilt ontdekken, welke nieuwe ervaringen je op wilt doen en in welke cultuur je op je gemak voelt. Elk bedrijf heeft een andere cultuur, net zoals elk land. De ene cultuur staat je meer aan dan de andere, maar je weet van te voren nooit hoe de cultuur echt zal zijn. Hetzelfde geldt voor de ervaringen die je op wilt doen. Vaak heb je wel een idee wat je graag wilt ontdekken en leren, maar je ervaart het pas op het moment zelf. Toen ik het traineeship van TROTS voorbij zag komen, had ik er gelijk een goed gevoel bij. Ik kon in de verschillende facetten van Facility Management ervaring op doen en kon van de echte ‘locals’, ofwel de collega’s met veel ervaring in het vakgebied, wat leren.

De reisbeschrijving klopte, dus de reis werd geboekt, ofwel het sollicitatieproces begon. Net als op reis neem je een koffer mee vol met jouw eigendommen. Eigendommen die vaak ook iets over jou zeggen, over hoe jij bent. Zo’n koffer neem je ook mee naar je sollicitatiegesprek. Daarin zit je persoonlijkheid, je ervaringen, je vaardigheden en ga zo maar door. Echter, op reis mag je vaak maar zo’n 20 kilo bagage meenemen en dat geldt eigenlijk ook voor het sollicitatiegesprek. Hoeveel ervaring je ook hebt en hoe divers je persoonlijkheid ook is, je kan niet alles in die korte tijd vertellen. Vandaar dat niet je koffer, maar net zoals op reis, je paspoort het belangrijkste is wat je meeneemt. Hierin staat in het kort alle belangrijke informatie over jou vermeldt. Dit ‘paspoort’ nam ik dan ook mee naar mijn gesprek. De ‘douane’ had mijn ‘paspoort’ goedgekeurd en de deuren van TROTS werden voor mij geopend. Nu begint de reis pas echt! Fasten your seatbelts!

Vanaf de eerste dag van mijn reis werd ik met open armen ontvangen door de ‘bewoners’ van TROTS. De open, gezellige, ‘doe maar normaal, dan doe je al gek genoeg’ cultuur van TROTS sprak mij gelijk aan. Hoewel je een cultuur pas na langere tijd echt leert kennen, was de eerste indruk meteen goed! Daarnaast kreeg ik gelijk de mogelijkheid om nieuwe ervaringen op te doen. Door bij collega’s aan te haken die al veel ervaring hebben in het facilitaire werkveld, kon ik zelf ook mijn eerste echte ervaringen op doen. Dit waren ervaringen waar je er achter komt dat je veel theoretische kennis hebt, maar dat het in de praktijk vaak net iets anders aan toe gaat. Dat is bij een reis ook zo. Je leest in de reisgids veel over de plek waar je naar toe gaat, maar in de praktijk is het toch net even wat anders. Echter, dit brengt wel weer nieuwe inzichten met zich mee. Inzichten waar je weer van leert en met je mee kan nemen. Daarnaast breng jij ook altijd iets mee naar een nieuwe plek. Niet altijd is de bevolking blij met jouw nieuwe ideeën. Bij TROTS heb ik gemerkt dat collega’s juist open staan voor nieuwe ideeën en inzichten die jij oppert. Het gevoel ergens onderdeel van te zijn, dat heb ik hier zeker!

Het eerste deel van mijn reis bij TROTS was erg bijzonder, waarin ik al de eerste ervaringen heb op mogen doen en veel collega’s beter heb leren kennen. Ik ben dan ook heel benieuwd wat de rest van mijn reis bij TROTS mij zal brengen. Gelukkig heb ik geen retourvlucht geboekt, want ik zie nog veel mogelijkheden om TROTS verder te ontdekken en nog veel diverse ervaringen op te doen.

“I haven’t been everywhere, but it’s on my list”

Charlotte de Luij – Januari 2017

referentieprojecten

service & contact

Kunnen we u verder helpen?

Een succesvolle dag sluit je af met veel groene vinkjes op je ‘to do list’. Blijf dus niet zitten met onbeantwoorde vragen of ingeslikte meningen. Wij bieden u nu een luisterend oor. Onze mensen zetten zich 100% in om u snel verder te helpen. Wij zijn telefonisch van 08.30 tot 18.00 uur bereikbaar op 088 - 45 55 120 en via mail op info@trots.nl