Detachering verhuiscoördinator en projectleider renovatie Naturalis

De facilitaire afdeling van NCB Naturalis heeft de expertise van TROTS ingezet naar aanleiding van een te starten herhuisvestingtraject van drie zelfstandige organisaties: Nationaal Herbarium Nederland (NHN), Zoologisch Museum Amsterdam & NCB Naturalis.

De facilitaire afdeling van NCB Naturalis heeft de expertise van TROTS ingezet naar aanleiding van een te starten herhuisvestingtraject van drie zelfstandige organisaties: Nationaal Herbarium Nederland (NHN), Zoologisch Museum Amsterdam & NCB Naturalis. Het doel van de herhuisvesting was het integreren van enerzijds de medewerkers en anderzijds de collecties van deze organisaties in een pand te Leiden. TROTS heeft gedurende deze complexe organisatieverandering NCB Naturalis ontzorgt door de herhuisvesting zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Aanleiding

Een inventarisatie heeft uitgewezen dat alle collecties in de collectietoren van NCB Naturalis aan de Darwinweg te Leiden opgeslagen konden worden. Ook zijn de bestaande vierkante meters voor kantoren in de locaties aan de Darwinweg en de Einsteinweg opnieuw verdeeld, zodat alle medewerkers op de twee bestaande locaties gehuisvest werden. De ruimtenorm die voor de werkplekken is toegepast is direct gerelateerd aan de uit te voeren activiteiten en functies. Daar waar betaalde en onbetaalde onderzoekers voorheen recht hadden op eenzelfde aantal m² kantoor en onderzoekruimte is dat na een onderzoek aangepast. Activiteitgericht werken in een onderzoeksomgeving. Door deze samenvoeging van opslag- en kantoorruimte bespaart NCB Naturalis op kosten voor extra aanhuur van ruimte of tijdelijke bouw. De gerealiseerde besparing bedraagt 50% van het totaal aantal m² vvo.

Werkzaamheden

Het opstellen van een verhuisplan en begeleiden van de verhuizingen, het bouwkundig geschikt maken van de kantoorruimten, laboratoria en collectiedepots en het inrichten en afwerken ervan. De volgende werkzaamheden zijn verricht:

  • Implementatie van de nieuwe ‘ruimtenorm’ op beide locaties. De begeleiding van de overgang naar de nieuwe werkplekafmetingen was een uitdaging. Veel medewerkers waren gewend om over zoveel ruimte te beschikken als zij wenselijk achtte. Medewerkers beschikten over een werkplek van gemiddeld 20 m2 VVO waarbij veel archieven en collecties op de kamer werden opgeslagen. TROTS heeft hierbij gezorgd voor o.a. inrichtingstekeningen, communicatie richting de organisatie en begeleiding van medewerkers naar het nieuwe huisvestingsconcept
  • Coördinatie van de verhuizing van ongeveer 250 werkplekken. In samenwerking met de facilitaire afdeling, ICT en het verhuisbedrijf zijn medewerkers verhuisd en werkplekken opnieuw ingericht.
  • Revitalisatie van het oude NHN-gebouw aan de Einsteinweg te Leiden. Er zijn plannen voor een nieuwbouw project waar alle NCB Naturalis organisatie onderdelen vanaf 2017 gehuisvest gaan worden. De revitalisering van het NHN gebouw moest dan ook tegen beperkte financiële middelen plaatsvinden. Er is gekozen om met name te investeren in kleine bouwkundige aanpassingen en esthetiek van de werkomgeving. De werktuigbouwkundige installaties zijn slechts beperkt meegenomen. Uitdaging was om binnen zoveel als mogelijk de bestaande muren meer medewerkers te huisvesten die op een prettige en gezonde manier hun werkzaamheden kunnen uitvoeren.
  • Inrichten van digistraten. Dat zijn speciaal ingerichte ruimten waar collecties gedigitaliseerd worden.
  • Aanpassing van het werkplekbeleid. De werkplekinrichting dient te voldoen aan Arbo-normen en veiligheidsregels. Als opstap naar eventuele nieuwbouw hebben wij de medewerkers laten kennismaken met activiteit gerelateerd werken.
  • Invulling geven aan de facilitaire coördinatie in het NHN pand aan de Einsteinweg

Verantwoordelijkheden lagen versnipperd en een groot aantal facilitaire voorzieningen werd door de Facilitaire Dienst van Universiteit Leiden aangeboden. TROTS heeft daarbij de verantwoordelijkheden en contractuele afspraken inzichtelijk gemaakt en overgedragen aan de facilitaire afdeling van Naturalis.

Toegevoegde waarde TROTS

Aangezien de revitalisatie en de verhuizing gepaard ging met een reorganisatie, hadden de werkzaamheden een grote impact op de medewerkers. De complexiteit en het afbreukrisico van het project nam hierdoor enorm toe. TROTS wist met een goede planning, structuur en afstemming van werkzaamheden de gelijktijdige verhuizing en revitalisatie, voor de medewerkers soepel te laten verlopen. TROTS heeft actief gestuurd op het realiseren van bekendheid en acceptatie van de nieuwe situatie bij de medewerkers. Dit was een continu proces waarbij per fase verschillende accenten gelegd zijn. Door hier goed aandacht aan te besteden en effectief mee aan de slag te gaan, zijn conflicten vermeden. Zo zijn onder andere informatie bijeenkomsten gehouden en is vanuit de projectgroep veel gecommuniceerd met het lijnmanagement.

referentieprojecten

service & contact

Kunnen we u verder helpen?

Een succesvolle dag sluit je af met veel groene vinkjes op je ‘to do list’. Blijf dus niet zitten met onbeantwoorde vragen of ingeslikte meningen. Wij bieden u nu een luisterend oor. Onze mensen zetten zich 100% in om u snel verder te helpen. Wij zijn telefonisch van 08.30 tot 18.00 uur bereikbaar op 088 - 45 55 120 en via mail op info@trots.nl