Herhuisvesting gemeente Groningen

Project "Herhuisvesting", Invulling aan de veranderde huisvestingsvraag

Opdracht

Het realiseren van projectresultaten en invulling geven aan de veranderde huisvestingsvraag binnen de Gemeente Groningen.

Doel

Door middel van een goede rol verdeling continuïteit waarborgen om de ontwikkelingen en werkzaamheden van de veranderde huisvestingsvraag te bepalen.

De gemeente Groningen is aan het veranderen en het project herhuisvesting moet invulling geven aan de veranderde huisvestingsvraag binnen de gemeente. Dit wordt in twee fases uitgevoerd. TROTS is als bureau verantwoordelijk voor de realisatie van de projectresultaten. Hiervoor zijn verschillende rollen ingezet; de centrale projectleider als drijvende kracht achter het project en verschillende deelprojectleiders, verantwoordelijk voor het realiseren van deelprojecten. Fase 1 van het huisvestingsproject is opgeleverd binnen de gestelde termijn, budget en kwaliteitsnormen.

Algemene omschrijving opdracht

De Gemeente Groningen is aan het veranderen. De organisatie ontwikkelt zich in horizontale richting. Denk hierbij aan de totstandkoming van een Shared Service Center waar alle PIJOFACH diensten zijn ondergebracht en de vorming van het Sociaal, Maatschappelijk en Ruimtelijk domein. Deze verandering leidt tot andere huisvestingsbehoeften.

Het project herhuisvesting moet invulling geven aan de veranderde huisvestingsvraag binnen de Gemeente. Het herhuisvestingstraject wordt in twee fases uitgevoerd.

TROTS is als bureau verantwoordelijk voor de realisatie van de projectresultaten. Hier zijn de volgende rollen op ingezet:

Herhuisvestiging gemeente Groningen

Centrale Projectleider

De centrale projectleider (CP) is de drijvende kracht achter het project en is verantwoordelijk voor het opstellen van de algehele projectplanning, organisatie brede communicatie en het bewaken van de uitvoering (GOKIT).

De CP is voorzitter van het projectteam en verantwoordelijk voor de werkwijze van de diverse deelprojecten. De CP draagt zorg voor de afstemming met de vakdirecties, GMT en de OR en coördineert en stemt af met projectleiders van diverse gelieerde projecten waaronder inrichting van een nieuwe digitale werkplek, nieuwe telefooncentrale en de algehele reorganisatie. De CP neemt deel aan de stuurgroep en verzorgt periodieke voortgangsrapportages en presentaties aan het GMT.

Thema’s die binnen de projectorganisatie aan de orde zijn geweest;

  • Inrichting flexibel werkplekconcept
  • Het Nieuwe Werken (HNW)
  • Verbouw kantoorpanden
  • Oplevering kantoorpanden
  • Werkplekbeleid vormgeven
groningen

Deelprojectleiders

De deelprojectleiders zijn verantwoordelijk voor het realiseren van een deelproject, binnen de door het projectteam gestelde kaders. Verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het deelproject en eindverantwoordelijk voor het opleveren van het gedefinieerde eindresultaat. De deelprojecten die zijn gedefinieerd zijn:

  • Verhuizing Shared Service Centre (SSC)
  • Verhuizing Sociaal Domein
  • Verhuizing Klant Contact Centrum (KCC)
  • Verhuizing Bestuursdienst en Griffie
  • Meubilair en logistiek
groningen

Projectondersteuning

Verantwoordelijk voor de inhoudelijke ondersteuning van de deelprojecten en de werkzaamheden van de projectleiding. Werkzaamheden bevatten onder andere het verzorgen van verslaglegging bij de diverse overlegstructuren, opstellen van deelprojectplannen en (bewaken van) planningen.

Gerealiseerde doelstellingen/resultaten

Het organiseren van de huisvesting voor de verschillende organisatieonderdelen van de gemeente Groningen en het leeg opleveren van twee panden.

  • Er zijn in totaal circa 1.240 fte extern verhuisd en nog eens 530 fte zijn intern verhuisd.
  • Er zijn in totaal circa 1.800 verhuisbewegingen geweest.
  • De totale doorlooptijd van het project bedroeg 5 maanden. De effectieve doorlooptijd (excl. vakanties en nazorg) was 17 weken.
  • De volgende projectorganisaties hebben zeer nauw met elkaar samengewerkt om het resultaat te bereiken:
    • Herhuisvesting
    • Reorganisatie SS
    • Uitrol Nieuwe Digitale Werkplek
    • Uitrol nieuwe telefonie centrale
    • Uitrol nieuwe Multi functionals
    • Uitrol nieuwe toegangspassen
    • Autorisatie applicaties
    • Inrichting netwerkschijven
    • Inrichting sjablonen
  • In totaal zijn er circa 26 projectmedewerkers bijna fulltime bezig geweest om het beoogd resultaat te bereiken.
  • Daarnaast zijn de medewerkers van de gelieerde projecten, de verhuiscoördinatoren en de stuurgroep meer dan druk geweest met de voorbereiding en uitvoering.

Fase 1 van het huisvestingstraject is opgeleverd binnen de gestelde termijn, budget en kwaliteitsnormen.

Toegevoegde waarde TROTS

Vanuit TROTS waren meerdere professionals betrokken bij de herhuisvesting. De professionals hebben veelvuldig contact met elkaar, zijn op de hoogte van de ontwikkelingen en werkzaamheden kunnen worden verdeeld op basis van kennis en ervaring. Indien noodzakelijk, kunnen werkzaamheden van elkaar worden overgenomen zodat continuïteit geborgd is.

referentieprojecten

service & contact

Kunnen we u verder helpen?

Een succesvolle dag sluit je af met veel groene vinkjes op je ‘to do list’. Blijf dus niet zitten met onbeantwoorde vragen of ingeslikte meningen. Wij bieden u nu een luisterend oor. Onze mensen zetten zich 100% in om u snel verder te helpen. Wij zijn telefonisch van 08.30 tot 18.00 uur bereikbaar op 088 - 45 55 120 en via mail op info@trots.nl