Implementatie FMIS Dienst Landelijk Gebied

Het implementeren van een nieuwe FMIS-systeem.

Opdracht

De projectleider van TROTS heeft een centrale servicedesk ingericht met een FMIS-systeem. De 5 regio's van de Dienst Landelijk Gebied werken samen op deze desk.

Doel

In het kader van een ontwikkelings- en professionaliseringsslag is er een centraal FMIS-systeem geïmplementeerd.

De Dienst Landelijk Gebied (DLG) houdt zich bezig met het inrichten van landelijk gebied, gronden verwerven en overdragen, uitvoeren van subsidieregelingen en het geven van advies aan het Ministerie van Economische Zaken, maar ook aan tweeden en derden. DLG heeft ca. 1100 fulltime functies die verdeeld zijn over ongeveer 1700 medewerkers. Deze medewerkers werken vanuit verschillende regiokantoren verspreid over de Nederlandse provincies. Er zijn vijf facilitaire teams waarvan één team landelijk werkt als ondersteuning voor de concernafdelingen. De overige vier teams zorgen voor ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces in de regio’s.

Algemene opdracht

Het Shared Service Center van de facilitaire teams levert dienstverlening aan alle medewerkers van de Dienst Landelijk Gebied en bestaat uit de onderdelen financiën, facilitair en DIV. Het SSC is verdeeld over vijf regio’s. De dienstverlening die het SSC aanbiedt is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. Uitgangspunt van deze DVO is dat gelijksoortige producten en diensten op verschillende plaatsen in de organisatie op een uniforme wijze worden geleverd. De projectleider van TROTS is gevraagd één centrale servicedesk in te richten en een FMIS te implementeren, waarbij gestreefd wordt naar kwaliteit en efficiëntie in facilitaire processen.

De probleemstelling luidt als volgt:

“Op welke wijze kan het SSC van de Dienst Landelijk Gebied de dienstverlening verbeteren en efficiënter met middelen omgaan, waarbij sprake is van standaardisatie in de werkwijze en waarbij betrouwbare managementinformatie verkregen wordt door eenmalige vastlegging van juiste, volledige, tijdige en correcte gegevens en een optimale beschikbaarheid“.

Uitgevoerde werkzaamheden

  • De projectleider heeft tijdens een gezamenlijke sessie met facilitaire teams geïnventariseerd welke dagelijkse problemen zich voordoen bij het aanbieden van de dienstverlening;
  • Opstellen van een veranderplan;
  • In procesbeschrijvingen is duidelijk beschreven welke rollen een facilitair medewerker op locatie dient te vervullen;
  • Het Producten- en DienstenCatalogus (PDC) is geüpdatet en de Dienstverlenings Overeenkomst (DVO) is aangescherpt;
  • De 5 decentrale servicedesks zijn opgebouwd tot een landelijke servicedesk;
  • Het Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS) Planon is geïmplementeerd waarbij de projectleider van TROTS verantwoordelijk was voor de functionele inrichting.

Gerealiseerde doelen/resultaten

  • Werkprocessen zijn gestandaardiseerd en de dienstverlening is geüniformeerd waardoor alle medewerkers van DLG gelijkwaardige producten en diensten tot hun beschikking hebben;
  • De servicedeskmedewerkers hebben zich middels een cursus in klantbediening en FMIS gebruik ontwikkeld, waardoor de dienstverlening is verbeterd;
  • Door de implementatie van de FMIS is de dienstverlening meetbaar gemaakt, en de kwaliteit van de informatie met betrekking tot de dienstverlening (juistheid, tijdigheid en volledigheid) is toegenomen.

Toegevoegde waarde TROTS

De gehanteerde dienstverlening is opnieuw gedefinieerd en gebruikte instrumenten zijn vervangen om op grotere schaal de verschillende betrokkenen in de organisatie goed te kunnen bedienen. TROTS helpt om de juiste mensen met elkaar te verbinden en gezamenlijk, door de inzet van een projectmatige en procesmatige aanpak, de dienstverlening te verbeteren.

referentieprojecten

service & contact

Kunnen we u verder helpen?

Een succesvolle dag sluit je af met veel groene vinkjes op je ‘to do list’. Blijf dus niet zitten met onbeantwoorde vragen of ingeslikte meningen. Wij bieden u nu een luisterend oor. Onze mensen zetten zich 100% in om u snel verder te helpen. Wij zijn telefonisch van 08.30 tot 18.00 uur bereikbaar op 088 - 45 55 120 en via mail op info@trots.nl