Implementatie FMIS RUG

Implementatie FMIS op drie locaties van Rijksuniversiteit Groningen

Opdracht

Het begeleiden van de implementatie van het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) voor Facilitair Zaken voor de drie locaties (Biologisch Centrum, Nijenborgh 4 en Bernoulliborg).

Doel

De FMIS moet bijdragen aan een beheersbaar verwerken, doorzetten, afhandelen van klachten, wensen, informatiebehoefte en storing. Daarnaast moet dit systeem aansluiten op de huidige processen, moet gebruiksvriendelijk zijn en moet bijdragen aan het standaardiseren van werkprocessen.

De Rijksuniversiteit Groningen verzorgt kwalitatief hoogstaand onderwijs en onderzoek, ze zijn  internationaal georiënteerd, honoreren verschillen in ambities en talenten, werken actief samen met bedrijfsleven, overheden en burgers, en behoren tot de top van de Europese universiteiten. De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen (FWN) is onderdeel van de Rijksuniversiteit Groningen en omvat alle onderzoek en onderwijs op het gebied van Levenswetenschappen, Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica, Kunstmatige Intelligentie, Sterrenkunde en Farmacie.  De afdeling Facilitaire Zaken verzorgt de huisvesting en facilitaire dienstverlening voor de FWN en omvat de afdelingen Facultaire Technische Dienst, ARBO, Milieu en veiligheid, Inkoop en Logistiek, Gebouwbeheer en het secretariaat.

Algemene omschrijving opdracht

TROTS is gevraagd de implementatie van het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) voor Facilitaire Zaken voor de drie locaties (Biologisch Centrum, Nijenborgh 4 en Bernoulliborg) te begeleiden, in samenwerking met Facilitair Beheer van RUG. De FMIS moet bijdragen aan een beheersbaar verwerken, doorzetten, afhandelen van klachten, wensen, informatiebehoefte en storingen. Dit systeem moet aansluiten op de huidige processen, moet gebruiksvriendelijk zijn en moet bijdragen aan het standaardiseren van werkprocessen.

Uitgevoerde werkzaamheden

  • Opstellen van een Plan van Aanpak (PvA);
  • Opstellen van een Programma van Eisen (PvE);
  • Inventariseren huidige werkafspraken en gewenste processen;
  • Inrichting FMIS systeem;
  • Training on the job;
  • Coaching interne medewerkers.
FMIS RUG

Geraliseerde doelen/resultaten

  • Management Informatie systeem voor coördinatoren en managers is beschikbaar zodat beter kan worden gestuurd op de huidige processen.

Toegevoegde waarde TROTS

TROTS wist door een projectmatige aanpak de gewenste dienstverlening in kaart te brengen en toe te passen in werkprocessen. Door een training on the job werden medewerkers op een heldere wijze geïnstrueerd over het gebruik van het systeem wat bijdraagt aan een succesvol gebruik van het systeem.

FMIS RUG

referentieprojecten

Projectmanager huisvesting Naturalis
Leiden

Projectmanager huisvesting Naturalis

Algemene omschrijving opdracht De opdracht betrof het verwerven van een tweetal externe locaties voor de Botanie collectie en haar onderzoekers en collectiebeheerders. Vanuit een tweetal bestaande locaties in Leiden en in Wageningen werden de collecties verhuisd waarna nu de mogelijkheid bestaat om de collecties te concentreren. Aansluitend konden collecties vanuit andere locaties worden overgebracht naar de nieuwe panden en de oude panden worden afgestoten. De oppervlakte van de twee nieuwe externe locaties bedraagt respectievelijk 5.400 m² en 3.000 m². Daarnaast zijn de alcoholcollecties (collecties op sterk water) samengevoegd in de collectietoren. Ook deze collectie onderdelen waren elders ondergebracht. Het opslaan van een alcoholcollectie kan alleen onder specifieke installatietechnische voorwaarden plaatsvinden. Om deze voorwaarden te realiseren zijn eerst de verdiepingen ontruimt waarna de voorzieningen aangebracht konden worden en tenslotte de alcohol collectie kon worden ingehuisd. Uitgevoerde werkzaamheden Haalbaarheidsonderzoek alternatieve locaties; Verhuizing van alcoholcollecties (440 m²), Botanische collectie (150.000 dozen), bibliotheek (5.000 m¹) en 120 medewerkers; Opstellen huisvestingsanalyse vastgoed Naturalis Biodiversity Center in Leiden; Beoordelen en adviseren omtrent ontwikkelingen i.r.t. geplande nieuwbouw; Projectleiding aanpassing huisvesting. Gerealiseerde doelen/ resultaten Realisatie bibliotheek en opslagruimte; Realisatie werk- en onderzoeksruimten collectiebeheerders. Toegevoegde waarde TFM De verhuizing is als gevolg van aflopende huurcontracten onder hoge tijdsdruk uitgevoerd. Een complicerende factor was een digitaliseringsproject van de collectie dat parallel hieraan wordt uitgevoerd. Dit vereiste een strakke logistieke planning. Door snel te schakelen is de projectmanager erin geslaagd de oplevering binnen de beschikbare tijd te realiseren.

Bekijk dit project
service & contact

Kunnen we u verder helpen?

Een succesvolle dag sluit je af met veel groene vinkjes op je ‘to do list’. Blijf dus niet zitten met onbeantwoorde vragen of ingeslikte meningen. Wij bieden u nu een luisterend oor. Onze mensen zetten zich 100% in om u snel verder te helpen. Wij zijn telefonisch van 08.30 tot 18.00 uur bereikbaar op 088 - 45 55 120 en via mail op info@trots.nl