Kwartiermaker facilitaire afdeling

Het opstellen van een strategische visie voor VRZ

Opdracht

Een strategische visie opstellen waarin omschreven wordt wat de meerwaarde van facility managent voor medewerkers en organisatie van VRZ is

Doel

Het op strategisch, tactisch en operationeel niveau vormgeven van de facilitaire activiteiten voor de totale veiligheidsregio

Veiligheids Regio Zeeland (VRZ) is het orgaan voor fysieke veiligheid in Zeeland. Binnen VRZ werken Brandweer GHOR en meldkamer samen bij het bestrijden van de gevolgen van ongevallen en rampen en het voorkomen hiervan. VRZ is een gezamenlijke regeling waarin de dertien Zeeuwse gemeentes samenwerken. Het bestuur van de regeling wordt gevormd door de dertien gemeentes door middel van een dagelijks en een algemeen bestuur. In 2013 zijn alle gemeentelijke brandweerkorpsen opgeheven en ondergebracht bij de VRZ. Hierdoor is een organisatie ontstaan van ongeveer 1500 medewerkers.

Omschrijving opdracht

TROTS is sinds 2011 actief betrokken bij de inrichting van deze organisatie van Veiligheids Regio Zeeland. TROTS heeft een strategische visie opgesteld waarin omschreven wordt wat de meerwaarde van facility managent voor medewerkers en organisatie van VRZ is, gevolgd door een inrichtingsplan waarin functies en functieomvang is omschreven, en een Producten- en Dienstencatalogus voor de inrichting van de facilitaire dienstverlening. In deze catalogus zijn kwaliteitscriteria opgenomen en is aangegeven op welke manier het product aangeboden wordt. Het inrichten van de facilitaire processen door proces redesign en het opzetten van een Servicedesk maakten onderdeel uit van de opdracht. Hiervoor is het FMIS ingericht en gevuld met de noodzakelijke gegevens en zijn de werkafspraken en de te hanteren procedures omschreven en geïmplementeerd. Daarnaast heeft TROTS, naast het bieden van ondersteuning bij concrete aanbestedingen, het inkoopbeleid opgesteld en de inkooporganisatie ingericht.

Uitgevoerde werkzaamheden

  1. Opstellen en bestuurlijk laten vaststellen van een strategische visie;
  2. Opstellen van een inrichtingsplan voor de facilitaire afdeling waarin formatieomvang, formatiezwaarte en onderscheiden functies zijn aangegeven;
  3. Vertalen van strategische visie naar een passend facilitair producten en dienstenpakket;
  4. Aanschaffen en inrichten van diverse instrumenten waaronder FMIS, DMS en documentcreatietool;
  5. Aanzet tot ontwikkelen van strategisch huisvestingsvisie en passend kantoorconcept.
  6. Proces (re-)design van de belangrijkste facilitaire processen zodat deze passend zijn voor de nieuwe organisatieomvang (reserveringen, bestellingen, storingen en klachtenafhandeling);
  7. Opstellen inkoopbeleid, opstellen inkoophandboek, opstellen inkoopjaarplan;
  8. Uitvoeren en/of begeleiden van diverse aanbestedingen zowel voor de “koude” organisatie (accountantsdiensten, inkoop alle verzekeringen) als ook voor de “warme” organisatie (grootvolumedompelpomp, Cobrasysteem, kleding, handschoenen, ademluchtapparatuur;
  9. Adviseren over en begeleiden van de uitvoering rondom de eigendomsoverdracht van gebouwen van gemeentes richting VRZ en het afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten met de gemeentes inclusief begeleiding van overdracht van materieel en materiaal.
Veiligheids Regio Zeeland

Gerealiseerde doelen/resultaten

  1. De facilitaire organisatie is vanaf start van de VRZ groot (1 januari 2013) ingericht en werkend;
  2. De diverse beleidsdocumenten zijn bestuurlijk vastgesteld en gelden daarmee als kader voor verdere ontwikkeling;
  3. De eigendomsoverdrachten van de panden zijn gerealiseerd binnen de termijn die hiervoor gesteld was.

Toegevoegde waarde TROTS

TROTS heeft door inzet van diverse disciplines op zowel strategisch, tactisch als ook op operationeel niveau stappen kunnen zetten: (Strategische en tactische) beleidscapaciteit, procesontwikkelingscapaciteit, inkoopcapaciteit, juridische ondersteuning, servicedeskmedewerker.

Veiligheids Regio Zeeland

referentieprojecten

service & contact

Kunnen we u verder helpen?

Een succesvolle dag sluit je af met veel groene vinkjes op je ‘to do list’. Blijf dus niet zitten met onbeantwoorde vragen of ingeslikte meningen. Wij bieden u nu een luisterend oor. Onze mensen zetten zich 100% in om u snel verder te helpen. Wij zijn telefonisch van 08.30 tot 18.00 uur bereikbaar op 088 - 45 55 120 en via mail op info@trots.nl