Professionalisering inkooporganisatie Stichting Zonnehuizen

TROTS heeft het inkoopportfolio van Stichting Zonnehuizen onder de loep genomen en een inkoopanalyse uitgevoerd.

Opdracht

Naast een tijdelijke invulling van de inkooptaak is er een analyse uitgevoerd om het logistieke proces te optimaliseren.

Doel

Stichting Zonnehuizen was op zoek naar een efficiëntere inrichting van het inkoopproces.

Diensten

Zonnehuizen Kind & Jeugd en Onderwijs biedt zorg, behandeling en onderwijs aan kinderen en jongeren met een complexe hulpvraag.

Algemene opdracht

TROTS was verantwoordelijk voor de professionalisering van de inkooporganisatie van Stichting Zonnehuizen Kind & Jeugd en begeleiding van drie vaste medewerkers. Een medior Facilitair Manager nam de gehele inkoopportfolio onder de loep (van alle facilitaire diensten en middelen) van alle locaties van Stichting Zonnehuizen. Hiervoor startte TROTS een Quick-scan met de Kraljic-methode. Hier is een advies uit geformuleerd voor het efficiënter inrichten van de inkooporganisatie. De portfolio bestaat uit diverse productgroepen waaronder: voedingsmiddelen, huishoudelijke artikelen, verzorgingsproducten, kantoorartikelen en meubilair tot aan inrichtingen time-out kamers, speciaal medisch- en verzorgingsapparatuur en meubilair. TROTS heeft een inkoopcommissie samengesteld met medewerkers van de Facilitaire Dienst, Inkoop en het primaire proces. De commissie houdt zich bezig met het selecteren en evalueren van het inkoopaanbod en de aansluiting op wensen vanuit de gebruiker en facilitaire disciplines zoals schoonmaak, keuken en technische dienst. Dit biedt continuïteit en beheersbaarheid.

Uitgevoerde werkzaamheden

  • Tijdelijke invulling van de inkooptaak;
  • Er is een kwalitatieve en kwantitatieve inkoopanalyse uitgevoerd en er is gekeken naar het logistieke proces;
  • Een medior Facilitair Manager heeft met Stichting Zonnehuizen gezocht naar mogelijkheden om centraal in te kopen.

Gerealiseerde doelen/resultaten

  • Met de implementatie van een digitale webshop is het inkoopproces verder geprofessionaliseerd;
  • Het contractbeheer en leveranciersmanagement is verder vormgegeven en verankerd in de organisatie;
  • Een advies over de (her)inrichting van de inkooporganisatie. De kwalitatieve en kwantitatieve analyse heeft gediend als onderbouwing voor het verbeteren van de inkoopprocessen en het bundelen van de inkoopkracht.

Toegevoegde waarde TROTS

Door het samenstellen van de inkoopcommissie wordt vanuit diverse disciplines input geleverd die bijdraagt aan de professionalisering van de inkooporganisatie. Deze integrale aanpak en de inkoopkennis van de TROTS consultant resulteren in een kwalitatief hoogwaardig inkoopadvies.

referentieprojecten

Projectmanager huisvesting Naturalis
Leiden

Projectmanager huisvesting Naturalis

Algemene omschrijving opdracht De opdracht betrof het verwerven van een tweetal externe locaties voor de Botanie collectie en haar onderzoekers en collectiebeheerders. Vanuit een tweetal bestaande locaties in Leiden en in Wageningen werden de collecties verhuisd waarna nu de mogelijkheid bestaat om de collecties te concentreren. Aansluitend konden collecties vanuit andere locaties worden overgebracht naar de nieuwe panden en de oude panden worden afgestoten. De oppervlakte van de twee nieuwe externe locaties bedraagt respectievelijk 5.400 m² en 3.000 m². Daarnaast zijn de alcoholcollecties (collecties op sterk water) samengevoegd in de collectietoren. Ook deze collectie onderdelen waren elders ondergebracht. Het opslaan van een alcoholcollectie kan alleen onder specifieke installatietechnische voorwaarden plaatsvinden. Om deze voorwaarden te realiseren zijn eerst de verdiepingen ontruimt waarna de voorzieningen aangebracht konden worden en tenslotte de alcohol collectie kon worden ingehuisd. Uitgevoerde werkzaamheden Haalbaarheidsonderzoek alternatieve locaties; Verhuizing van alcoholcollecties (440 m²), Botanische collectie (150.000 dozen), bibliotheek (5.000 m¹) en 120 medewerkers; Opstellen huisvestingsanalyse vastgoed Naturalis Biodiversity Center in Leiden; Beoordelen en adviseren omtrent ontwikkelingen i.r.t. geplande nieuwbouw; Projectleiding aanpassing huisvesting. Gerealiseerde doelen/ resultaten Realisatie bibliotheek en opslagruimte; Realisatie werk- en onderzoeksruimten collectiebeheerders. Toegevoegde waarde TFM De verhuizing is als gevolg van aflopende huurcontracten onder hoge tijdsdruk uitgevoerd. Een complicerende factor was een digitaliseringsproject van de collectie dat parallel hieraan wordt uitgevoerd. Dit vereiste een strakke logistieke planning. Door snel te schakelen is de projectmanager erin geslaagd de oplevering binnen de beschikbare tijd te realiseren.

Bekijk dit project
service & contact

Kunnen we u verder helpen?

Een succesvolle dag sluit je af met veel groene vinkjes op je ‘to do list’. Blijf dus niet zitten met onbeantwoorde vragen of ingeslikte meningen. Wij bieden u nu een luisterend oor. Onze mensen zetten zich 100% in om u snel verder te helpen. Wij zijn telefonisch van 08.30 tot 17.00 uur bereikbaar op 088 - 45 55 120 en via mail op info@trots.nl