Projectleiding invoering servicedesk facilitair/ FMIS implementatie

Veiligheidsregio Zeeland is opgericht in 2006 vanuit een bestuurlijke integratie tussen de Regionale Brandweer Zeeland en de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR). Vanaf 1 januari 2013 zijn tevens de lokale brandweerkorpsen in de provincie Zeeland aan de veiligheidsregio toegevoegd.

Diensten

De samenvoeging van de gemeentelijke brandweerkorpsen tot 1 veiligheidsregio Zeeland heeft met name voor de afdeling bedrijfsvoering en logistiek een andere invulling van de werkzaamheden tot gevolg gehad. Om te allen tijde de vrijwilligers en beroepsmedewerkers van de VRZ te kunnen faciliteren ontstond de behoefte aan een centraal meldpunt waar vragen gesteld kunnen worden op het gebied van facilitair, ICT en logistiek. Het doel van de opdracht was het standaardiseren van werkprocessen en beschikbaar maken van management informatie.

Opdracht

Het doel van deze opdracht is het opzetten van facilitaire dienstverlening volgens vooraf gedefinieerde kaders. Waarbij de medewerkers en de vrijwilligers van de veiligheidsregio zo ondersteund dienen te worden dat ze niets merken van de overgang van de huidige situatie naar een nieuwe situatie. De belangrijkste wijziging zit facilitair gezien in het ombuigen van oude individuele communicatielijnen naar een nieuwe structuur waarbij alle communicatie rondom facilitaire dienstverlening en logistiek samenkomt op één punt.

Werkzaamheden

  • Inventariseren, beschrijven en communiceren van procedures en werkprocessen;
  • Inrichten en implementeren van meldingenregistratie, reserveringssysteem en bestelsysteem;
  • Opleiden van interne medewerkers;
  • Technisch en functioneel applicatie beheer;
  • Adviseren over communicatie, managementinformatie en rapportages.

Resultaten

  • Self-Service portal voor medewerkers en vrijwilligers Veiligheidsregio Zeeland;
  • Standaard werkprocessen voor meldingen, reserveringen en bestellingen (materieel techniek en logistiek);
  • Werkinstructies voor verschillende behandelaars en aanvragers;
  • Management informatie is beschikbaar gemaakt.

Toegevoegde waarde TROTS

Integrale projectaanpak waarbij samen met de medewerkers van de VRZ het systeem steeds verder is doorontwikkeld. Dit systeem wordt momenteel door ca. 1200 vrijwilligers en ca. 230 beroepsmedewerkers naar tevredenheid gebruikt.

referentieprojecten

Projectmanager huisvesting Naturalis
Leiden

Projectmanager huisvesting Naturalis

Algemene omschrijving opdracht De opdracht betrof het verwerven van een tweetal externe locaties voor de Botanie collectie en haar onderzoekers en collectiebeheerders. Vanuit een tweetal bestaande locaties in Leiden en in Wageningen werden de collecties verhuisd waarna nu de mogelijkheid bestaat om de collecties te concentreren. Aansluitend konden collecties vanuit andere locaties worden overgebracht naar de nieuwe panden en de oude panden worden afgestoten. De oppervlakte van de twee nieuwe externe locaties bedraagt respectievelijk 5.400 m² en 3.000 m². Daarnaast zijn de alcoholcollecties (collecties op sterk water) samengevoegd in de collectietoren. Ook deze collectie onderdelen waren elders ondergebracht. Het opslaan van een alcoholcollectie kan alleen onder specifieke installatietechnische voorwaarden plaatsvinden. Om deze voorwaarden te realiseren zijn eerst de verdiepingen ontruimt waarna de voorzieningen aangebracht konden worden en tenslotte de alcohol collectie kon worden ingehuisd. Uitgevoerde werkzaamheden Haalbaarheidsonderzoek alternatieve locaties; Verhuizing van alcoholcollecties (440 m²), Botanische collectie (150.000 dozen), bibliotheek (5.000 m¹) en 120 medewerkers; Opstellen huisvestingsanalyse vastgoed Naturalis Biodiversity Center in Leiden; Beoordelen en adviseren omtrent ontwikkelingen i.r.t. geplande nieuwbouw; Projectleiding aanpassing huisvesting. Gerealiseerde doelen/ resultaten Realisatie bibliotheek en opslagruimte; Realisatie werk- en onderzoeksruimten collectiebeheerders. Toegevoegde waarde TFM De verhuizing is als gevolg van aflopende huurcontracten onder hoge tijdsdruk uitgevoerd. Een complicerende factor was een digitaliseringsproject van de collectie dat parallel hieraan wordt uitgevoerd. Dit vereiste een strakke logistieke planning. Door snel te schakelen is de projectmanager erin geslaagd de oplevering binnen de beschikbare tijd te realiseren.

Bekijk dit project
service & contact

Kunnen we u verder helpen?

Een succesvolle dag sluit je af met veel groene vinkjes op je ‘to do list’. Blijf dus niet zitten met onbeantwoorde vragen of ingeslikte meningen. Wij bieden u nu een luisterend oor. Onze mensen zetten zich 100% in om u snel verder te helpen. Wij zijn telefonisch van 08.30 tot 18.00 uur bereikbaar op 088 - 45 55 120 en via mail op info@trots.nl