Receptiedienst van TROTS bij Hogeschool Utrecht

Het visitekaartje voor de Hogeschool Utrecht

Opdracht

Het invullen van receptiediensten tussen 08:00-18:00.

Doel

Het optimaliseren van de dienstverlening en nastreven van een vast rooster met vaste gezichten op vaste tijdstippen.

Diensten

Hogeschool Utrecht is een van de grootste voorgezet onderwijsinstellingen in Nederland. Deze is verdeeld over 9 faculteiten met een groot aantal afstudeerrichtingen op het gebied van marketing, journalistiek, communicatie, gezondheidszorg en technische wetenschappen. Iedere faculteit beschikt over een eigen receptie, die per faculteit verschilt in vormgeving en inrichting.

Receptiedienstverlening

De openingstijden verschillen per faculteit, over het algemeen leveren wij dienstverlenging van 8.00-18.00 uur.

De receptiefunctie bij de Hogeschool is verantwoordelijk voor:

  • Representatieve en gastvrije ontvangst gasten en bezoekers;
  • Representatieve aanname telefoongesprekken;
  • Opzet en actueel houden van handboeken ten behoeve van werkzaamheden receptie;
  • Verantwoordelijk voor ontvangst pakketten en aangetekende stukken;
  • Verantwoordelijk voor bewaring, uitgifte en ontvangst sleutels, diverse vervoersmiddelen en kantoormiddelen voor bruikleen;
  • Fungeert als vraagbaak voor medewerkers en studenten. Verwijst naar de juiste personen door indien nodig;
  • Heeft voldoende gebouwkennis en is volledig op de hoogte welke diensten er zijn binnen de Hogeschool.
Hogeschool Utrecht

Doelstellingen & verwachtingen partnerschap

  • Procedures in handboeken kritisch beoordelen en eventueel aanpassen/verbeteren;
  • Registratie en documentatie van bedrijfskleding;
  • Scherpere controle op do’s en don’ts en overige gemaakte afspraken met medewerkers;
  • Optimaliseren van de dienstverlening op het gebied van hostmanship/hospitality, BHV, veiligheid en samenwerking;
  • Zoveel mogelijk nastreven van een vast rooster met vaste gezichten op vaste tijdstippen.

Wat hebben we bereikt?

  • De bereikbaarheid van docenten en medewerkers is aanvankelijk verbeterd door hen actief te attenderen om de telefoongegevens bij te werken, hier zijn echter nog slagen in te behalen;
  • Midden september is het verlofaanvraagformulier officieel in gebruik genomen om duidelijkheid te creëren bij het aanvragen van verlof voor medewerkers van Hogeschool Utrecht. Hierdoor komt de planning niet meer voor onvoorziene verassingen te staan;
  • De receptiehandboeken van de verschillende faculteiten zijn uniform en up-to-date. In de zomervakantie is de stijl van de handboeken aangepast aan de huisstijl van de Hogeschool. Elke faculteit heeft een aangewezen persoon van TROTS die verantwoordelijk is voor de aanpassingen. Medewerkers van Hogeschool Utrecht werken samen met medewerkers van trots. om duidelijke, gestructureerde en actuele informatie te noteren in het handboek. Dit bevordert een uniforme werkwijze en samenhang tussen de verschillende locaties;
  • De professionalisering bij de receptiebalie is aanvankelijk verbeterd door docenten en medewerkers hen actief te attenderen om bezoek aan te melden bij de receptie, hier zijn echter nog slagen in te behalen;
  • De procedures voor sleuteluitgifte en gevonden voorwerpen zijn kritisch beoordeeld per faculteit en eventueel aangepast;
  • Alle documenten die gebruikt worden bij de receptie (handboek, overdrachtsformulier, gevonden voorwerpen lijst, sleuteluitgifte) dienen bij alle faculteiten hetzelfde te zijn. Dit zorgt voor overzicht en uniforme documentatie;
  • Nieuwe medewerkers van TROTS hebben één maand de tijd om het officiële BHV certificaat te behalen (nadat we zeker zijn dat de persoon de proeftijd door is gekomen). In de eerste maand, voordat ze zelfstandig werken maken ze de online test en nemen het boek van het NIBHV door.
  • De kennis van de receptionistes over de faculteiten waarop zij werkzaam zijn, is vergroot. Daarnaast zijn zij volledig op de hoogte van de gehanteerde procedures van Hogeschool Utrecht. TROTS streeft ernaar om zoveel mogelijk een vast rooster met vaste gezichten op vaste tijdstippen te handhaven. Ook hebben we afgelopen kwartaal verschillende medewerkers met een vaste locatie ingewerkt op andere faculteiten om de kennis te vergroten;
  • De kennis op HRM gebied is gedurende het jaar verhoogd. iNFacilities weet welk type persoon er op welke faculteit wel/niet tot haar recht komt en past tussen andere collega’s van Hogeschool Utrecht en iNFacilities. Hierop selecteert men tijdens de sollicitatieprocedure;
  • De samenwerking en uniformiteit tussen collega receptionisten van Hogeschool Utrecht en TROTS is gedurende het jaar steeds verder verbeterd. Waar het in het begin ongemakkelijk was, wordt nu de samenwerking opgezocht, werkzaamheden gezamenlijk opgepakt en elkaars diensten waargenomen;
  • De invoering van de bedrijfskleding vergroot de uniformiteit. Het is zichtbaar dat iedereen voor Hogeschool Utrecht werkt. Op dit moment heeft bijna iedereen de bedrijfskleding compleet, enkele wachten nog op de levering. Vanaf het nieuwe schooljaar zijn de sjaaltjes voor Frontoffice medewerkers geïntroduceerd en worden verplicht gedragen achter de balies.
Hogeschool Utrecht

referentieprojecten

Case: Bodedienst en SD, Gemeente Zwolle
Zwolle

Bodedienst en SD, Gemeente Zwolle

Gemeente Zwolle is een professionele, betrouwbare en ambitieuze gemeente die meedenkt, transparant werkt en de kracht van andere partners gebruikt om haar doel te bereiken en daarmee midden in de samenleving staat. Zij streven naar succes van de stad en haar burgers en leggen daarbij de lat hoog. Gemeente Zwolle is op zoek naar erkenning en komen vanuit leerervaringen, innovatie en samenwerking tot vergroting van ons succes. Iedereen die met hen samenwerkt wordt daarin serieus genomen. Het bereiken van het gezamenlijk resultaat staat de gemeente daarbij voor ogen. Uitgangspunt hierbij vormt rolvastheid. Met respect voor een ieders rol en expertise draagt de gemeente bij aan het gemeenschappelijk doel: de kwaliteit en duurzaamheid van de Zwolse samenleving.

Bekijk dit project
denso europe weesp
Weesp

Denso Europe

DENSO is een toonaangevende fabrikant van auto- en niet- auto-onderdelen voor de original equipment manufacturers ( OEM’s ) en de vervangingsmarkt. Als zodanig leveren wij alleen dealers en niet de particuliere markt. In 1973 opende DENSO zijn eerste bedrijf in Europa. Het succes van DENSO in Europa in de zeer competitieve autobranche als de robot sector is het gevolg van een combinatie van lokale expertise met het beste van de wereldwijde resources.  Ons Europese hoofdkantoor is gevestigd in Nederland . Hier hebben we ook onze Nederlandse verkoopmaatschappij . Onze belangrijkste Europese klanten zijn : Ford, Volvo, BMW, Volkswagen, Daimler, Fiat, Peugeot en Renault. Andere verkoop bedrijven zijn gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Italië, Duitsland, Rusland, Zweden en België.

Bekijk dit project
service & contact

Kunnen we u verder helpen?

Een succesvolle dag sluit je af met veel groene vinkjes op je ‘to do list’. Blijf dus niet zitten met onbeantwoorde vragen of ingeslikte meningen. Wij bieden u nu een luisterend oor. Onze mensen zetten zich 100% in om u snel verder te helpen. Wij zijn telefonisch van 08.30 tot 18.00 uur bereikbaar op 088 - 45 55 120 en via mail op info@trots.nl