Steeds meer mensen werken op een andere plek dan op kantoor of vanuit huis. Dit zijn niet alleen zzp’ers maar ook steeds vaker mensen die in loondienst werken. Welke gevolgen hebben deze ontwikkeling op lange termijn voor het traditionele kantoor?

De derde werkplek

Wat is nu eigenlijk de derde werkplek? De derde werkplek (ook wel third workplace genoemd) is de definitie voor de werkplek die geen kantoor- of thuiswerkplek is. Dit kan een café zijn, een bibliotheek, hotel of een business center. Maar bijvoorbeeld ook onderweg in de trein. Het aantal locaties dat geschikt is als derde werkplek is de afgelopen jaren sterk gegroeid. Ook multi-tenant gebouwen en aanbieders van flexibele werkplekken en kantoorruimte zoals Seats2Meet, FlexofficeZ, Spaces, HNK en Tribes zijn de laatste jaren sterk in opkomst. Gezien het aantal geplande locaties zal deze groei zich komende jaren verder doorzetten.

Volgens onderzoekers van de TU Eindhoven zijn er steeds meer bedrijven die kantoorruimte zoeken in multi-tenant gebouwen. Dit komt door een afnemende behoefte aan ruimte en eengroeiende behoefte wat betreft flexibiliteit, comfort voor de gebruiker en een hoger serviceniveau. Daarnaast zijn er veel zzp’ers die in een multi-tenant gebouw een werkplek huren. Voor deze doelgroep is het belangrijk dat zij een goed gefaciliteerde werkplek hebben, er in dergelijke gebouwen geen afleiding is van huishoudelijke zaken en dat ze de mogelijkheid hebben om hun netwerk te verbreden.

Evolutie HNW

In huidige HNW-concepten ligt de focus vaak op ontmoeten, verbinden en samenwerken en kennis delen. Bricks, bytes en behaviour worden vaak in deze context gebruikt. Met name de ontwikkeling van de bytes en het behaviour maken een evolutie in de invulling van de bricks mogelijk.

Kijkend naar de verschillende elementen zullen organisaties de bytes steeds meer invullen zoals deze ook bedoeld is. Namelijk met mobiele devices en ict-oplossingen die het mogelijk maken om altijd en overal te beschikken over benodigde data en toegang tot (bedrijfs-)netwerken.

Vanuit behaviour zal er nog meer gestuurd gaan worden op het bewust invullen van werkzaamheden. Medewerkers krijgen meer vrijheid om hun werkzaamheden zelf in te vullen. Er wordt van hen verwacht dat ze zelf invulling geven aan waar, wanneer en met wie ze werken en hoe ze hun werkzaamheden invullen. Zolang dit maar gebeurt binnen de kaders van de organisatie en het gewenste resultaat tijdig wordt geleverd. Dit is iets wat voor de nieuwe generatie werknemers, generatie Z, een vanzelfsprekendheid is. Ze zijn gewend om tijd en plaats onafhankelijk te werken maar ook projectmatig en resultaatgericht te werken. Deze generatie is opgegroeid met een laptop en smartphone, is altijd online en communiceert middels apps zoals FaceTime, Whatssapp en Facebook. Vanwege de vergrijzing en verwachte war for talent, zullen organisaties aandacht moeten besteden hoe ze het beste deze nieuwe generatie kunnen faciliteren.

Voor de bricks betekent dit dat het kantoor zoals we dat vandaag de dag kennen in de toekomst een steeds minder belangrijke functie heeft. De belangrijkste redenen hiervoor zijn het belang van innovatie, medewerkerstevredenheid, mobiliteit en kostenreductie.

Innovatie wordt steeds belangrijker om op het mondiale niveau mee te kunnen komen. Als bedrijven willen innoveren en zich onderscheiden, is samenwerking met andere partijen van belang. Bedrijven kunnen hier invulling aan geven door meer gebruik te maken van flexibele werkplekconcepten en (gedeelde) overlegfaciliteiten. Hierdoor ontstaan nieuwe netwerken waar ook nieuwe samenwerkingsverbanden uit voortkomen die innovatie stimuleren. Het gevolg hiervan is dat de functie van het ontmoeten en samenwerken in het kantoor steeds minder belangrijk wordt.

Doordat medewerkers meer verantwoordelijkheid en vrijheid krijgen voor het invullen van hun werkzaamheden zullen ze ook vaker kiezen voor een werkplek dichtbij hun woonadres. Hierdoor wordt de reistijd beperkt en is het eenvoudiger om de werktijd gedurende de dag op te delen in verschillende blokken waar werk en privé elkaar afwisselen. Hierdoor wordt zowel de medewerkerstevredenheid als de effectiviteit van de medewerkers vergroot.

Tot slot blijkt uit de NFC-index dat de jaarlijkse kosten van een werkplek circa € 9.000,- per jaar bedragen. Huisvesting is hierin de grootste kostencomponent met circa 45%. ICT-kosten bedragen circa 28%. Overige diensten en middelen bedragen 21%. Een abonnement voor het gebruik van een derde werkplek bij een van de eerder genoemde werkplekconcepten kost afhankelijk van het concept tussen de € 0,- en € 225,- per maand. Door hier efficiënt gebruik van te maken zal een deel van de reguliere kantoorruimte worden afgestoten waardoor kosten kunnen worden bespaard.

Hybride model

Door medewerkers een abonnement te geven voor het gebruik van een derde werkplek of een budget beschikbaar te stellen zodat ze hier zelf invulling aan kunnen geven kan er een hybride huisvestingsmodel ontstaan. Veel organisaties zullen nog steeds een hoofdkantoor hebben welke primair invulling geeft aan het ontmoeten en de branding van de organisatie. Hier worden relaties ontvangen en komen medewerkers samen om elkaar te ontmoeten. Werken vullen medewerkers zelf in zowel op de het kantoor, de thuis- en derde werkplek. Organisaties zullen hierdoor innovatie stimuleren, medewerkers tevredenheid verhogen en kosten besparen.

Einde van het kantoor?

Is hiermee het einde van het kantoor in zicht? Het geschetste beeld zal niet voor alle organisaties van toepassing zijn en deze ontwikkelingen gaan niet van vandaag op morgen. Mede doordat dit een omvangrijke cultuurverandering vereist en een verandering in de markt. Toch denk ik dat generatie Y en Z deze trend in gang gaan zetten en dat er in de toekomst steeds meer dynamische huisvestingsmodellen ontstaan. Dit zal niet het einde van kantoor betekenen, maar zeker een andere invulling geven in hoe we tegen kantoren aankijken.

Wilt u met ons van gedachten hierover wisselen?

Arthur den Hoedt
BU-manager

referentieprojecten

service & contact

Kunnen we u verder helpen?

Een succesvolle dag sluit je af met veel groene vinkjes op je ‘to do list’. Blijf dus niet zitten met onbeantwoorde vragen of ingeslikte meningen. Wij bieden u nu een luisterend oor. Onze mensen zetten zich 100% in om u snel verder te helpen. Wij zijn telefonisch van 08.30 tot 18.00 uur bereikbaar op 088 - 45 55 120 en via mail op info@trots.nl