De Lean-filosofie is ontstaan vanuit de industrie en afkomstig van Toyota. Inmiddels wordt de filosofie steeds meer toegepast in branches buiten de industrie, waaronder die van Facility Management. Door deze introductie in nieuwe branches ontstaan vragen als: Is Lean een trend? Is Lean gewoon het gezonde boerenverstand gebruiken? Óf is het een ander woord voor bezuiniging? Maar ook: wat is dan ‘Lean Thinking’? Onze young professional Rick Wijers heeft hier een artikel over geschreven naar aanleiding van zijn afstudeeronderzoek.

WAT IS DE LEAN-FILOSOFIE?

Lean betekent kort gezegd: ‘Focus op de klantwaarde! Organiseer de voortbrengingsprocessen en de organisatie hieromheen. Door de focus te leggen op hetgeen dat klanten écht belangrijk vinden, wordt verspilling geëlimineerd en wordt er gewerkt aan waarde-toevoegende werkzaamheden’. De volgende basisprincipes dienen als leidraad voor Lean werken:
1. Specificeer wat waarde heeft vanuit klantperspectief;
2. Identificeer alle stappen van de waardeketen;
3. Creëer flow;
4. Produceer op vraag van de klant;
5. Streef naar perfectie.

WAT BETEKENT LEAN IN FACILITY MANAGEMENT?

De hierboven genoemde basisprincipes zijn een leidraad voor het op een Lean-wijze inrichten van de organisatie. Wat hierbij belangrijk is om te weten is dat Lean werken nooit ophoudt. Maar hoe ziet Lean-werken binnen Facility Management er dan uit?

Bij het toepassen van Lean binnen Facility Management is het goed om te weten dat een productie-omgeving anders is dan een serviceomgeving. Zo heeft de serviceomgeving veelvuldig klantcontact en kortere processen. Dit in tegenstelling tot de productieomgeving, waar de klant later in het proces in beeld komt en waar de processen vaak een lange doorlooptijd hebben. Daarentegen zijn de overeenkomsten dat in beide omgevingen verspillingen zijn en dat de eindgebruiker niet honderd procent tevreden is.

Voorbeelden van verspillingen in Facility Management zijn: onjuiste informatie in het FMIS-systeem, onnodige en lange transportbewegingen tussen bijvoorbeeld het archief en de afdeling en wachten tot de telefooncentrale is opgestart. Ook kan gedacht worden aan te veel voeding in het bedrijfsrestaurant en het aanhouden van onnodig hoge voorraden in bijvoorbeeld de repro. Een andere en vaak vergeten verspilling is die van talent. Hierbij kan gedacht worden aan monotoon werk.

Zijn de hierboven genoemde verspillingen herkenbaar? Go Lean! Het gebruiken van Lean tools als Poka Yoke en Visueel Management kunnen helpen bij het creëren van een Lean-cultuur. Onthoudt hierbij dat Lean geen doel is, maar een middel om doelen effectief en efficiënt te realiseren.

WAT KAN LEAN BETEKENEN VOOR ORGANISATIES?

Met Lean gaan werken is voornamelijk een kwestie van lef en geduld. Successen zijn meestal pas op de lange termijn zichtbaar. Verder is het achterhalen van de échte klantwaarde, het opnieuw inrichten van de organisatie en Lean als denkwijze implementeren in een organisatie iets waarvoor een lange adem nodig is. Dit vraagt om commitment in de gehele organisatie, zowel top-down als bottum-up. Veel organisaties houdt dit tegen om te starten met Lean. Tot slot wordt Lean vaak gezien als een ander woord voor besparing. Een tip hierbij is Lean anders benoemen, denk bijvoorbeeld aan ‘continu verbeteren’, ‘organisatie-optimalisatie’ of ‘wij lossen problemen op’. Dit maakt het luchtiger.

Lean Facility Management kan écht wat betekenen voor organisaties. Het is zeker geen ander woord voor bezuinigen. Echter, het vraagt veel van de organisatie. Start dan ook klein, vier de kleine successen en zorg voor ondersteunend leiderschap: de medewerkers moeten gerespecteerd worden, de beschikking krijgen over benodigde resources en het verbeteren van hun werk als ‘eigen’ ervaren.

TIPS

De volgende tips voor Lean-werken wil ik vanuit eigen ervaring meegeven:
1. Go to Gemba! Raak bekend met het proces door naar de werkvloer te gaan;
2. Maak gebruik van bestaande systemen. Vaak zit in deze systemen waardevolle informatie;
3. Stel een True North, ofwel een uitdagend maar realiseerbaar eindpunt, vast;
4. Eerst de klant, dan de processen en tot slot de organisatie;
5. Borg de verandering en creëer commitment;
6. Durven veranderen en doorzettingsvermogen, lef!
7. Lean is een middel en geen doel.

CONTEXT ARTIKEL

Wie is Rick Wijers? Ik ben een jonge en energieke startende facility professional die Facility Management en Lean samenbrengt. Tijdens mijn afstudeeronderzoek bij Ziekenhuis Rijnstate te Arnhem heb ik Lean en Facility Management samengebracht in een advies ten behoeve van de Cardio Care Unit(CCU), het Lean-team en de Facilitair Servicemanager. Het rapport bevat onderzoek naar en adviezen om meer klantwaarde te creëren, zowel ziekenhuisbreed als op afdelingsniveau, met behulp van Lean(tools). Dit onderzoek is voorgedragen voor de Faculteit van Economie en Management(FEM)-afstudeerprijs.

Tijdens het symposium ‘Lean Thinking in Facility Management’ van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen heb ik mijn onderzoek gepresenteerd. Bij dit symposium ware vele professionals, vanuit zowel Facility Management als Lean, aanwezig. Tijdens dit symposium is ingegaan op de toepassing van de Lean-filosofie binnen Facility Management. Wat zijn de tools? Hoe komt de filosofie van de grond? Wat zijn mogelijke en herkenbare verspillingen? Dit artikel is gebaseerd op deze dag.

Verder beschik ik over een Lean Green Belt-certificaat en heb ik een Lean-project uitgevoerd bij 2Switch in Arnhem. Op dit moment breid ik mijn Lean-kennis uit binnen TROTS, waar ik als young professional ben gestart. Veel voorkomende verspillingen en Lean-ideeën probeer ik bespreekbaar te maken en op te lossen. Dit doe ik tevens in mijn dagelijks werk als facilitair coördinator bij Versa Welzijn te Hilversum.

Wilt u meer weten over lean?

Rick Wijers
Young professional

referentieprojecten

service & contact

Kunnen we u verder helpen?

Een succesvolle dag sluit je af met veel groene vinkjes op je ‘to do list’. Blijf dus niet zitten met onbeantwoorde vragen of ingeslikte meningen. Wij bieden u nu een luisterend oor. Onze mensen zetten zich 100% in om u snel verder te helpen. Wij zijn telefonisch van 08.30 tot 18.00 uur bereikbaar op 088 - 45 55 120 en via mail op info@trots.nl