Paleis het Loo gaat per 2018 drie jaar lang renoveren. Dit populaire museum krijgt een metamorfose. TROTS begeleidt de 80 personeelsleden naar een nieuw onderkomen. Wat gebeurt er achter de paleismuren?

Paleis het Loo start begin 2018 met een drie jaar durend project van renovatie en uitbreiding. In deze periode is het Paleis ‘anders open’; het hoofdgebouw is weliswaar gesloten, maar de tuinen, stallen en restaurant blijven zo’n zeven maanden per jaar geopend. Het museum krijgt een metamorfose (http://bit.ly/RenovatiePaleis). De 80 medewerkers gaan tijdelijk in een nieuw onderkomen werken. TROTS begeleidt dit proces. “Juist onze mensgerichte aanpak was een reden om met ons in zee te gaan”, meent projectleider Simone Derksen. “Onze uitgangspunten zijn dan ook dat er binnen de organisatie draagvlak is voor de manier van tijdelijk huisvesten en dat elke afdeling zich voorbereid voelt op de nieuwe situatie.”

Het tijdelijke kantoor is bijna bouwkundig opgeleverd. “Nu komt het aan op Workplace Management, waaronder het realiseren van de inrichtingsplannen, het opstellen van de huisvestingskaders en –nog belangrijker- het voorbereiden van de medewerkers op de verandering naar de nieuwe werkomgeving. De medewerkers weten dat ze gaan verhuizen; maar hoe gaan we dat met elkaar zo goed mogelijk doen? Want er verandert wel wat: nu hebben mensen bijvoorbeeld een vaste werkplek in een afgesloten ruimte, straks in de tijdelijke huisvesting zullen ze de ruimte moeten delen. Facilitaire processen veranderen ook. De goederenontvangst gaat straks bijvoorbeeld naar een ander depot. Hoe werkt dat door in je organisatie? Hoe ga je om met je leveranciers?”

Goede voorbereiding

“Het is belangrijk mensen mee te nemen bij een verhuizing. De bouw is de harde kant, de mensen in het gebouw de zachte kant. Door op elke afdeling sessies en presentaties te houden weten we wat de behoeftes zijn van de medewerkers. We hebben samen bepaald wat nodig is om het werk goed te kunnen blijven doen in het tijdelijke kantoor. Ook wensen als een ‘cleandesk-policy’ komen dan langs. Hoe gaan we er samen voor zorgen dat we dat realiseren?”

“Een goede voorbereiding is het halve werk. Zo organiseerden we al een ‘gluren-bij-de-tijdelijke-huisvesting’. In de zomer gaan we weer kijken. Medewerkers voelen zich op die manier betrokken bij de verhuizing en de keuzes die gemaakt worden in de inrichting. We maken duidelijke visuele verhuisinstructies, zodat medewerkers weten wat ze mee moeten nemen. Voor de zomer houden we nog een ‘opruimweek’. In de verhuisoverleggen en presentaties geven we aan wat er wordt verwacht van de medewerkers.”

Duurzame ideeën vanuit het personeel

TROTS wil duurzaam faciliteren. “Dat speelt ook door in een opdracht als deze. We kopen bijvoorbeeld niet meteen nieuw meubilair, maar nemen zoveel mogelijk mee. Voor de informele zitjes die we willen creëren, kijken we ook naar tweedehands meubelen. We zijn daarbij natuurlijk kritisch op de staat en de uitstraling. We willen duurzaamheid stimuleren. De ideeën moeten ook uit de medewerkers zelf komen. Doordat wij ruime kennis en ervaring hebben op dat gebied, is het wel makkelijk dat we wat duurzame richting kunnen geven.”

“Bij de metamorfose van Paleis het Loo wordt ook BREAAM ingezet. Met dit instrument wordt de duurzaamheidprestatie van een bestaand gebouw gemonitord.

Naast dat we betrokken zijn bij de tijdelijke huisvesting, kijken we ook mee met de verbouwplannen van Paleis Het Loo zelf. Hoe richten we de kantooromgeving toekomstproof in? De architecten zitten nu in de ontwerpfase, dus dit is het moment om te bepalen waar bepaalde faciliteiten en E & W installaties moeten komen.”

Bijzondere opdrachten

“Musea en erfgoed zijn bijzondere opdrachtgevers. TROTS heeft onder meer ook ervaring opgedaan bij het Drents Museum en Naturalis in Leiden. Het zijn geen standaardbedrijven. De focus ligt altijd op het museum zelf. Het kantoor staat volledig in dienst van dit primaire proces. In deze sector leveren wij een meerwaarde door de werkplekken zo in te richten dat het dienstverlenende karakter van de medewerkers optimaal tot zijn recht komt. Die instelling past van nature bij ons!”

referentieprojecten

service & contact

Kunnen we u verder helpen?

Een succesvolle dag sluit je af met veel groene vinkjes op je ‘to do list’. Blijf dus niet zitten met onbeantwoorde vragen of ingeslikte meningen. Wij bieden u nu een luisterend oor. Onze mensen zetten zich 100% in om u snel verder te helpen. Wij zijn telefonisch van 08.30 tot 18.00 uur bereikbaar op 088 - 45 55 120 en via mail op info@trots.nl