Eric de Wit deelt zijn ervaring over Projectmanagement, Projectleiding en programmamanagement.

Wanneer ik nadenk over het aantal huisvestingsprojecten waar ik sinds 2005 mee bezig ben geweest kom ik tot een aardige waslijst. Variërend van onderwijs, overheid tot financiële instellingen. En ook zeer variërend in omvang en doorlooptijd. Ze hebben echter wel alleen één ding gemeen: Het zijn projecten en hebben dus een begin en een eind. Mits ze uiteraard aan de voorzijde duidelijk gedefinieerd zijn.

Juist dit aspect van een begin en een eind maakt het voor mij leuk om in deze wereld te werken. Je werkt samen met een opdrachtgever en met stakeholders naar een gezamenlijk gesteld doel. Wanneer iedereen bij de ingebruikname van de huisvesting tevreden is ben ik dat ook. Binnen een project is het echter wel de kunst om deze kaders vooraf en tijdens de realisatie duidelijk te krijgen. Hoe wil men werken, welke faciliteiten heeft men nodig, welke kleuren en materialen passen we toe. Tijdens een project zit ik dicht bij de opdrachtgever om dit te achterhalen en schakel ik intensief met eindgebruikers. De eindgebruiker is immers de belangrijkste schakel in het proces omdat hij de kern van de organisatie vormt. Door het intensief schakelen krijg je niet alleen de juiste informatie, maar de eindgebruiker kan ook vast “wennen”. Mijn ervaring is dat dit veel positieve energie oplevert. Deze werkwijze kost aanzienlijk tijd, maar het levert wel op wat de opdrachtgever voor ogen heeft: een optimale werkomgeving.

Naarmate je verder groeit kom je uiteraard ook met complexere projecten in aanraking. En als het echt groot wordt komt projectmanagement om de hoek kijken. Onder projectmanagement versta ik het managen van een verzameling projecten die bij elkaar horen, maar wel als individuele projecten uitgevoerd worden doordat ze hun eigen stakeholders hebben. Een voorbeeld hiervan is een project waar ik momenteel aan werk waarbij er sprake is van 11 individuele deelprojecten die gezamenlijk weer 1 project huisvesting vormen. Dit project huisvesting maakt op zijn beurt weer onderdeel uit van een programma vernieuwing van het sociale domein.

Projectmanagement is duidelijk anders dan projectleiding. De kunst van het loslaten is van toepassing. Wanneer je, zoals ik, gewend was om heel erg in het project te duiken en op details te sturen moet je bij projectmanagement juist sturen op de veelal toegepast GOTIK (Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit) sturingselementen. De projectmanager vormt de schakel tussen de opdrachtgever (vaak programmanager) en de projectleiders. Op details uit de projecten werken levert over het algemeen niet die informatie op waar je opdrachtgever op zit te wachten. En daarnaast is hoeveelheid werk dan enorm. Hoe dit te doen wanneer je wel de kwaliteit wilt waarmaken?

Ik merk aan mijzelf dat ik pas goed een deelproject kan loslaten wanneer ik het vertrouwen heb dat de projectleider datgene doet dat ik ook zou doen. Immers heb je als projectmanager niet als enige meer invloed op het resultaat voor de eindgebruiker, die je juist als belangrijkste doel hadden bepaald. Dit begint weer met duidelijke kaders stellen voor het project. Zie ook hierboven. En daarnaast duidelijke afspraken maken over communicatie en terugkoppeling.

Mijn ervaring is dat het goed werkt om projectleider individueel te spreken en daarnaast een projectgroepoverleg te houden waarbij alle deelprojectleiders en eventuele ondersteunende functies uit het project samen komen. Voor de verantwoording naar de opdrachtgever werk ik met een overzichtelijke voortgangsrapportage waarbij ik voor het project en de deelprojectonderdelen middels smileys aan de opdrachtgever terugkoppel hoe het project verloopt op de GOTIK onderdelen. Een opdrachtgever die vertrouwen heeft in het projectmanagement heeft hier voldoende aan en zal tijdens de informele momenten zijn informatie halen over de details.

Neem contact op met Eric de Wit

Eric de Wit
Senior Consultant Huisvesting

referentieprojecten

service & contact

Kunnen we u verder helpen?

Een succesvolle dag sluit je af met veel groene vinkjes op je ‘to do list’. Blijf dus niet zitten met onbeantwoorde vragen of ingeslikte meningen. Wij bieden u nu een luisterend oor. Onze mensen zetten zich 100% in om u snel verder te helpen. Wij zijn telefonisch van 08.30 tot 18.00 uur bereikbaar op 088 - 45 55 120 en via mail op info@trots.nl